FRIVILLIG

OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL OM AT VÆRE FRIVILLIG

TILMELD DIG SOM FRIVILLIG PÅ HAVEN 2018

Du kan tilmelde dig som frivillig på HAVEN 2018 her.

Spørgsmål kan sendes til: [email protected]

For at være frivillig på HAVEN skal du:
• være fyldt 18 år inden d. 1. august 2018
• kunne indtaste et dansk CPR-nummer eller et pasnummer
• have en gyldig arbejds-/opholdstilladelse, såfremt du ikke er statsborger i EU/EØS, Schweiz eller Norden
• kunne uploade et vellignende billede af dig selv


Som frivillig på HAVEN får du:
• Armbånd til begge dage på HAVEN 2018
• Forplejning under din(e) vagt(er)
• T-shirt og vandflaske

Vi forbeholder os retten til at screene alle de tilmeldinger, vi modtager.

Du kan tilmelde dig som frivillig på HAVEN 2018 her.

Vi glæder os til at se dig på Refshaleøen!


REGLER & VILKÅR 
Venligst læs vores Regler og Vilkår. Det er meget vigtigt, at du ved, hvad du kan forvente af os, og hvad vi forventer af dig.


ALDERSPOLITIK
Du skal være fyldt 18 år inden d. 1. august 2018. Dette er et krav fra vores forsikring og kan desværre ikke bøjes på nogen måde.

INDSATSPERIODER OG TIMER
En indsatsperiode er den periode, du kan/vil være frivillig på HAVEN. Du kan vælge i mellem to forskellige indsatsperioder, og skal minimum vælge en af dem, når du tilmelder dig som frivillig. Du kan også vælge flere og på den måde have større chance og flere muligheder for at komme på et team - og vælge mellem forskellige teams.

Vores teams er defineret ud fra indsatsperioderne. Det betyder, at først når du har ønsket en indsatsperiode(r), kan du se, hvilket/hvilke team/teams, som understøtter den/de valgte periode(r)

Under – ca. 8 timers indsats:
Det er her det hele sker, og hvor du er med til at afvikle HAVEN samt sørge for, at vores gæster får den bedste oplevelse. Indsatsperioden ligger fra d. 10/8 til og med d. 11/8 2018.

Før/Efter – ca. 16 timers indsats:
I denne indsatsperiode bliver vagterne som oftest delt op, så du får en vagt før HAVEN (ultimo juli til og med åbning af dørene d. 10/8 2018), og en vagt efter HAVEN (d. 11/8-15/8).

OBS!!
Fordelingen af dine indsatstimer pr. vagt defineres af din frivilligkoordinator/teamleder.
Forvent, at dine indsatstimer vil blive fordelt på mere end én sammenhængende vagt, hvis du arbejder før/efter HAVEN og én vagt, hvis du arbejder under HAVEN – med mindre andet bliver meldt ud af din frivilligkoordinator/teamleder.

VALG AF TEAM
Når du tilmelder dig som frivillig, skal du vælge det team, du har lyst til at være en del af, ud fra den liste, du får frem baseret på den/de indsatsperiode(r), du har valgt i din tilmelding.

Hvis dit ønskede team ikke kommer frem på listen over dine valgmuligheder under tilmelding, kan det skyldes:
1: Teamet matcher ikke den indsatsperiode/de indsatsperioder, du har valgt. – Prøv en anden indsatsperiode.
2: Teamet eksisterer ikke længere på HAVEN eller er blevet lavet om til noget andet. – Vælg et andet team.
3: Teamet er allerede fyldt. – Vælg et andet team.

VAGTER SAMMEN MED EN VEN
Du har mulighed for at notere navnet på den/dem, du gerne vil arbejde sammen med, når du tilmelder dig. For at I kan arbejde sammen kræver det selvfølgelig, at I vælger det samme team.
Vi kan ikke garantere, at alle frivillige får alle ønsker opfyldt. Vi beder jer respektere, at vi arbejder med et rigtig stort puslespil, hvor vi umuligt kan tage hensyn til alle, men vi gør det bedste, vi kan.

FRIVILLIGKOORDINATOR/TEAMLEDER
Når du har tilmeldt dig som frivillig på ruby.havenkbh.dk og valgt et team, kan du se navn og kontaktinformationer på din teamleder/frivilligkoordinator inde i RUBY under ”Mine teams”. Det er din teamleder/frivilligkoordinator, der laver vagtplanen for holdet og kan hjælpe dig, hvis du har spørgsmål og sørger for, at du får den nødvendige information fra os, inden festivalen begynder.

VAGTPLANER
Vagtplanerne bliver lavet af din frivilligkoordinator/teamleder. Du kan se din vagtplan inde i RUBY under ”mine vagter”, og vi bestræber os på at den ligger klar primo juli.

OBS!!
Du skal godkende din vagtplan i RUBY inden d. 28. juli, så vi ved, at du har set den. Ved mangel på godkendelse forbeholder vi os retten til at afmelde og blackliste dig, hvilket betyder, at du ikke kan være med som frivillig eller kan få udleveret dit armbånd til festivalen. Du godkender din vagtplan under ”Mine vagter”. 

VAGTBYTTE
Har du behov for at bytte en vagt, vil der være mulighed for dette i byttebørsen i RUBY. Det er din frivilligkoordinator/teamleder, som bestemmer, hvorvidt de forskellige teams har adgang til denne feature. Kontakt din frivilligkoordinator/teamleder vedrørende spørgsmål om vagtbytte.

PLADSGARANTI
Hvis du i din tilmelding vælger et team, hvor der er ledige pladser, er du sikret en plads som frivillig på HAVEN 2018, med mindre der på et senere tidspunkt sker brud på vores Regler & Vilkår.

Du modtager også en mail umiddelbart efter, du har gennemført din tilmelding (hvis denne er gennemført korrekt), som bekræfter, at du nu er sikret en plads som frivillig på HAVEN 2018.

Har du kun haft mulighed for at tilmelde dig vores venteliste, er du ikke garanteret en plads, før du hører nærmere fra os.

VENTELISTE
Er alle vores teams fyldt op, får du mulighed for at tilmelde dig vores venteliste. Denne er generel og anses som én stor pulje.

  1. Du er ikke sikret en plads som frivillig på HAVEN 2018, når du er ventelisten.
  2. Du får ikke selv mulighed for at have indflydelse på, hvilket team du helst vil være en del af. Vi udvælger og fordeler pladser ud fra det opståede behov kombineret med dit valg af indsatsperiode. Det vil sige, at vi ikke udvælger via først-til-mølle princippet, og at desto flere valgte indsatsperioder du har, desto større chance er der for, at vi kan vælge netop dig.
  3. Hvis vi sætter dig på et team, modtager du en mail herom. Herefter kan du logge ind her og se hvilket team, vi har fundet plads til dig på samt kontaktinformationer på din frivilligkoordinator/teamleder.

CHECK-IN & ACCESS PASS

Vi frigiver dit Access Pass til HAVEN d. 31. juli. Du finder det til download inde i RUBY under ”Mit Access Pass”. 
Vi bytter dit Access Pass i check-in til et partout armbånd for frivillige, som giver dig adgang til pladsen samt frivillige området alle festivaldagene. Se ”Kort for frivillige” for placering af check-in.
Åbningstider for check-in:


Torsdag d. 9. August:                Kl 8.00-20.00 
Fredag d. 10. August:                Kl 8.00-22.00
Lørdag d. 11. Ausust:                Kl 8.00-16:00


Hvis du skal arbejde før HAVEN og derfor har brug for at hente dit armbånd inden d. 9. august, kan du tjekke ind hos Production Check-in, som ligger samme sted som Volunteer Check-in. Production Check-in holder åbent fra og med d. 4. august. 

OBS!!
Når du møder op på din vagt, SKAL du have tjekket ind og hentet dit armbånd.
Mød altid op i god tid, hvor du og din frivilligkoordinator/teamleder har aftalt at alle mødes – minimum 15 min. før din vagt starter medmindre andet aftales.

KORT FOR FRIVILLIGE

Kort for frivillige


AFBUDSFRIST/BINDENDE TILMELDING

Hvis du skal arbejde før/efter HAVEN, er din tilmelding bindende efter d. 20. juli. 
Hvis du skal arbejde under HAVEN, er din tilmelding bindende efter d. 28. juli. 
Herefter gælder vores Regler & Vilkår med henblik på brud på afmeldingsfristen.

AFBUDSFRIST/BINDENDE TILMELDING
Alle tilmeldinger til før/efter vagter er bindende efter d. 20. juli 2018 og d. 28. juli 2018 for vagter under festivalen. Herefter gælder vores Regler & Vilkår med henblik på brud på afmeldingsfristen.

AFBUD & SYGDOM 
Venligst læs vores Regler & Vilkår.

HVAD ER RUBY?
RUBY er navnet på vores system for frivillige.
Det er det system, som du logger ind i, ser dit team og får informationer, som kun vedrører frivillige på HAVEN. RUBY gemmer sig her.
Vi opdaterer hele tiden RUBY, så har du input til praktiske og effektive features, som du mangler som frivillig, så skriv endelig til [email protected].

HJÆLP, JEG KAN IKKE KOMME VIDERE I MIN TILMELDING PÅ RUBY!?

Dit problem ligger højst sandsynligt i enten dine cookies, eller dit valg af browser. Først, skal du prøve at lukke browseren helt ned, altså ALLE fanerne, og prøve igen. Hvis det ikke virker skal du forsøge at bruge en anden browser.

Hvis du stadig oplever problemer, skal du være velkommen til at kontakte os på [email protected], gerne med et screenshot af hele din skærm når du oplever problemet.

HJÆLP, JEG KAN IKKE LOGGE IND (RUBY)!
Er det fordi, du har glemt dit kodeord, så klik på “glemt dit kodeord?” og opret et nyt.
Hvis det ikke er fordi, du har glemt dit kodeord, så lav en udførlig beskrivelse af, hvordan du oplever fejlen. Send beskrivelse samt dit brugernavn og e-mailadresse til vores tech support på [email protected] så vil de forsøge at hjælpe med problemet hurtigst muligt.

MANGLENDE BEKRÆFTELSESMAIL (RUBY)?
Inden du kan gennemføre din tilmelding som frivillig, skal du bekræfte din e-mailadresse. Når du opretter dig som frivillig, er det første, du skal oplyse din e-mailadresse. Herefter får du en mail med et link, som du skal klikke på. Når du klikker på linket, kan du gå videre med din tilmelding.

Modtager du ikke denne mail, kan det skyldes, at den er landet i din spamfolder.

Er dette ikke tilfældet, kan du skrive til vores tech support på [email protected]

TEKNISK FEJL (RUBY)
Har du en mistanke om, at der er sket en teknisk fejl eller oplever du humørsvingninger fra RUBY?
Skriv en mail med en detaljeret beskrivelse af, hvad du oplever samt evt. et screenshot og send den til vores tech support på [email protected]

MAD & DRIKKE

Det er ikke tilladt at medbringe egen mad eller egne drikkevarer. Hverken dem med eller uden alkohol. Læs mere i vores Regler & Vilkår.
Som frivillig på HAVEN modtager du forplejning i forbindelse med din(e) vagt(er). Hvis du arbejder før/efter HAVEN, har du to prikker på dit armbånd, som giver to måltider i Volunteer Food (se kort). Hvis du arbejder under HAVEN, har du én prik på dit armbånd, som giver ét måltid i Volunteer Food. 

Det forventes, at du har spist hjemmefra, når du møder til en vagt, da man aldrig kan vide, hvornår pausen ligger. 

HVAD MÅ DU IKKE HAVE MED IND PÅ PLADSEN 
Som frivillig bliver du visiteret som alle andre gæster på HAVEN. 
Vær derfor opmærksom på, at følgende bliver konfiskeret i indgangen:

  • Mad og drikke – du kan til gengæld fylde din vandflaske med rent postevand ved vores vandposter på pladsen, og som frivillig får du mad under din(e) vagt(er).  
  • Paraplyer, stole, telte, borde m.m. – tæpper er helt ok. 
  • Sprayflasker/flasker under tryk – du må gerne medbringe solcreme på tube samt mindre parfumer. 
  • Fotoudstyr – smartphone er selvfølgelig ok.

Du kan læse mere under publikums FAQ her: https://www.havenkbh.dk/faq

GARDEROBE

Der vil være garderobe muligheder i nedenstående tidsrum, og garderobe for frivillige ligger i forlængelse af publikumsgarderoben. Da alle skal have mulighed for at få en jakke og en mindre taske i garderoben, er det ikke muligt at opbevare kufferter, større sportsstasker og lignende. Sørg derfor for at opbevare dette, hvor du overnatter.

  • Fredag d. 10. august fra kl. 10:30 – 03:30
  • Lørdag d. 11. august fra kl. 10:30 – 03:30

Du skal hente dine ting i garderoben hver aften/nat inden garderoben lukker, ellers ender det hos Hittegods.

Garderobe for frivillige koster kr. 10 pr. Billet

OVERNATNING

HAVEN stiller ikke overnatningsmulighed til rådighed. Mangler du overnatning i forbindelse med dine vagter og lign., skal du selv booke/arrangere det.

HITTEGODS

Har du mistet noget på HAVEN, som bliver indleveret til hittegods, så skal vi nok gøre alt for at passe godt på det.

Alt skal indleveres/bliver indleveret på Afviklingskontoret, som ligger i produktionsområdet. Her kan det hentes indtil tirsdag d. 14. august kl. ca. 17:00. Efter d. 14. august ryger det hele tilbage til vores hovedkontor, som du kan kontakte ved at skrive en mail til [email protected]. Beskriv i detaljer hvad du mangler, så leder vi efter det og vender tilbage til dig.

Vi opbevarer hittegods til og med d. 20. august. Herefter afleverer vi alt af værdi (punge, mobiler, nøgler, kontanter, smykker, tasker og lignende) til Købehavns Politis Hittegodskontor.

Alt i form af beklædning udleveres, efter d. 20. august, til almennyttige eller velgørende formål.

ARBEJDSFORSIKRING

Alle frivillige er forsikret via den lovpligtige arbejdsskadeforsikring. Denne dækker personskade – men ikke private ting. Tager du for eksempel din computer med på HAVEN, er det dit eget ansvar. Derudover er der en arrangør ansvarsforsikring. Den dækker skade på 3. person forvoldt af medarbejder under udførelse af arbejde. Alle skader meddeles omgående til din frivilligkoordinator/teamleder.

PARKERING AF BIL/CYKEL

Din cykel er velkommen, men vi har ikke plads til din bil. Vi opfordrer alle til at bruge offentlig transport, gå eller cykle. Bestemmer du dig alligevel for at tage bilen, kan du finde mere information om parkeringsmuligheder i København og omegn her.
Der vil være cykelparkering i forbindelse med pladsen, hvor du kan parkere din cykel. Cykelparkeringen finder du, inden du rammer check-in og indgangen (se kort).

Cykelparkeringen er åben i HAVEN’s åbningstider:

Fredag d. 10. august kl. 12.00 – 00.30 
Lørdag d. 11. august kl. 12.00 – 00.30

Parkeringen er på eget ansvar. Det er ikke tilladt at parkere cykler andre steder på eller omkring HAVEN. Derfor er det vigtigt, at du parkerer din cykel, inden du henter dit armbånd/møder ind på din vagt.

Kort over cykelparkering: 

Cykelparkering HAVEN

AUDIO & FOTO

Det er ikke tilladt at medbringe båndoptagere, videokamera, spejlreflekskameraer samt professionelt fotoudstyr. Lydfilm og videooptagelse er ikke tilladt. Dog må du gerne medbringe små digitale videokameraer (lommestørrelse) og mobiltelefoner på pladsen uden forudgående tilladelse.

Det er forbudt at tage billeder af artisterne, bede om en autograf eller på anden måde kontakte dem. Det er vigtigt, at vi alle respekterer artisternes privatliv.