HAVEN DATAPOLITIK

VI TAGER OS AF DIG

PERSONDATAPOLITIK FOR FRIVILLIGE TIL HAVEN

1 Generelt 

1.1 
Denne ”HAVEN Persondatapolitik” er gældende for samtlige personoplysninger, som du giver til os og/eller som vi indsamler om dig som led i din tilknytning som frivillig på HAVEN. Vi er dataansvarlig for behandlingen af dine personoplysninger.

1.2  
I Politikken kan du læse mere om, hvilke personoplysninger vi indsamler, hvordan vi håndterer dine personoplysninger og hvor længe vi opbevarer oplysninger om dig m.m. Du bør læse denne Politik og henvende dig til HAVENs Frivilligledelse såfremt der er noget i Politikken, som du ikke kan acceptere. Du kan til enhver tid finde den gældende version af Politikken på havenkbh.dk.

1.3 
Den overordnede retslige ramme for vores behandling af personlige oplysninger er EuropaParlamentets og Rådets Forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og fri udveksling af sådanne oplysninger og ophævelse af direktiv 95/46/EF med tilhørende regulering. I tillæg hertil kommer den lov, som måtte blive vedtaget på baggrund af forslag til lov om supplerende bestemmelser til forordning om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger fremsat den 25. oktober 2017

1.4 
Alle spørgsmål vedrørende nærværende Politik samt mistanke om manglende overholdelse skal i første omgang rettes til HAVENs Frivilligledelse – [email protected] 

2 Definitioner

2.1 Nedenfor følger definitioner af visse af de væsentligste persondataretlige begreber:

Personoplysninger: Enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Det vil sige alle oplysninger, som direkte eller indirekte, alene eller i kombination, kan identificere en bestemt fysisk person.
3 Formål med Behandlingen af dine Personoplysninger

3.1 
Formålet med indsamling og behandling af personoplysningerne er at håndtere din deltagelse som frivillig på HAVEN. Dine personlige oplysninger vil blive benyttet til følgende formål:
Dokumentation af arrangementshistorik, kontakt i forbindelse med din deltagelse på vores arrangementer mv.
Almindelig personaleadministration, herunder registrering af tilmeldinger til arrangementer, overblik over område-/team-inddelinger, udsendelse af informationer (herunder nyhedsbreve, evalueringslink, genganger-invitationer mv.)
Administration af opkrævning af gebyrer mv.
Administration af forsikringer for frivillige
Styring af adgangsrettigheder til ruby.havenkbh.dk
3.2 
Vi anvender kun dine oplysninger til ovenstående formål, med mindre et nyt formål er klart foreneligt med de oprindelige formål eller hvis du forinden har givet samtykke.
3.2.1 
For at sikre kvaliteten af dine personlige oplysninger, vil du en gang om året automatisk blive bedt om at opdatere dem på ruby.havenkbh.dk. Vi er dog afhængige af, at du selv informerer om relevante ændringer så som ny e-mailadresse, nyt telefonnummer eller lign.

4 De personlige oplysninger, som vi behandler om dig
4.1 
Disse oplysninger indsamler vi direkte fra dig:
4.1.1 
Vi indsamler følgende Personoplysninger: Navn, adresse, postnummer, by, mobilnummer, e-mailadresse, CPR-nummer, registrerings- og kontonummer (kun ved anmodning om lægeattest-refusion). 

4.1.2 
Vi indsamler som udgangspunkt ingen særlige kategorier af oplysninger om dig. Vi vil dog gerne vide, om der er noget helbredsmæssigt, vi skal tage højde for i forbindelse med de opgaver, du forventes at løse på vores arrangement – eks.: Har du dårlig ryg, dårlige knæ, handicap eller lign. Eller om du får medicin for noget, som vi skal være opmærksomme på – eks.: Astma, allergier eller lign. Oplysningerne behandler vi udelukkende på baggrund af din deltagelse på HAVEN. Oplysningerne slettes herefter.

4.1.3 
I forbindelse med din ansøgning om at blive frivillig på HAVEN anmodes du om at give samtykker til, at vi forbeholder os retten til at indhente oplysninger om din straffeattest. Attesten behandler vi udelukkende på baggrund af dit samtykke. Vi sletter attesten straks efter din deltagelse på HAVEN. Vi vil efterfølgende, mod dit samtykke, indhente oplysninger om din straffeattest en gang om året, såfremt du fortsat ønsker at være frivillig til HAVEN.

5 Hvorfor har vi lov til at behandle oplysninger om dig (behandlingsgrundlag)? 

5.1 
Når du bliver frivillig på HAVEN, indgår du en aftale med os. Med henblik på at vi kan administrere din frivillige tilknytning, har vi brug for at kunne behandle dine Personoplysninger. Vi kan også behandle dine almindelige Personoplysninger, hvis du fx har en forespørgsel eller lignende, som går forud for din beslutning om at indgå en aftale med os. Det juridiske grundlag for Behandlingen af dine personlige oplysninger er artikel 6, stk. 1, (b) i Persondataforordningen, idet Behandlingen af dine oplysninger er nødvendig for, at vi kan opfylde vores aftale med dig eller for, at vi kan håndtere forespørgsler og lignende forud for din eventuelle indgåelse af en aftale med os.
5.2 
Vi kan ligeledes behandle en række almindelige Personoplysninger om dig som led i din tilknytning til os som frivillig, fordi vi har en berettiget interesse i at behandle sådanne oplysninger, jf. Persondataforordningens art. 6, stk. 2, (f), medmindre din ret til at opnå beskyttelse af dine egne almindelige Personoplysninger går forud for vores legitime interesse i at behandle dine oplysninger.
5.3 
I visse tilfælde er vi også retligt forpligtet til at behandle Personoplysninger om dig. Det kan fx være til brug for dokumentation af lægeattest-godtgørelse, udlæg og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Selskabet skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i fem år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører.

5.4 
Vores Behandling af eventuelle Særlige Kategorier af Personoplysninger (følsomme oplysninger), såsom fx oplysninger om dit helbred, sker på grundlag af dit samtykke, jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2, (a) eller med henblik på, at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. Persondataforordningens art. 9, stk. 2, (f).

6 Deling af dine Personoplysninger
6.1 
Vi deler dine Personoplysninger med de tredjeparter, som bistår os med at håndtere vores personaleadministration, herunder fx håndtering af opkrævning af gebyr, hosting af it-systemer m.v. Det betyder, at vi kan dele dine oplysninger med eksempelvis vores Databehandlere, fx i form af serviceleverandører og teknisk support.
6.2 
Vi har også mulighed for at dele dine oplysninger med vores andre selskaber/organisationer i det omfang, at dette er lovligt.
Tinderbox Entertainment, CVR: 36069848
NorthSide Entertainment, CVR: 32878814
Komos Festival, CVR: 39253410

6.3 I tillæg til ovenstående deler vi dine oplysninger i det omfang, vi er forpligtede hertil, fx som følge af krav om indrapportering til offentlige myndigheder, som fx SKAT.

7 Opbevaring og sletning af dine Personoplysninger
7.1 
De personlige oplysninger, som vi behandler om dig som led i den løbende administration af dit frivillige virke på HAVEN, såsom oplysninger om arrangementshistorik, CPR, e-mailadresse ifm invitation som tilbagevendende frivillige før alle andre mv. opbevarer vi i OP TIL 2 ÅR fra du senest var aktiv på et af vores arrangementer. Du modtager herefter en mail hvor du aktivt skal godkende at vi fortsat må opbevare dine oplysninger. Hvis du INDEN FOR 3 MÅNEDER ikke reagerer på vores henvendelse bliver alle dine oplysninger permanent slettet i vores database – ruby.havenkbh.dk.
7.2 
Andre personlige oplysninger, som vi behandler om dig, så som fx en straffeattest, arbejds- eller opholdstilladelse slettes umiddelbart din deltagelse på HAVEN.

8 Dine rettigheder
8.1 
Indsigt
8.1.1 
Du har ret til at få indsigt i de personlige oplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til HAVENs Frivilligledelse – [email protected] kan du anmode om indsigt i de personlige oplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.
8.2 
Berigtigelse og sletning
8.2.1 
Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personlige oplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt. Hvis vi - af en eller anden grund - ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig. 
8.2.2 
Øvrige rettigheder fremgår af FORORDNINGEN artikel 18 - 20
8.3 
Tilbagekaldelse af samtykke
8.3.1 
Hvis behandlingen af dine personlige oplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt venligst HAVENs Frivilligledelse – [email protected] , hvis du er i tvivl om, hvorvidt du har afgivet samtykke til behandling af dine Personoplysninger, eller hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke.
8.4 
Betingelser og / eller begrænsninger af dine rettigheder
8.4.1 
Der kan være betingelser eller begrænsninger knyttet til udnyttelsen af ovennævnte rettigheder.
8.5 
Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive Personoplysninger
8.5.1 
Hvis du ikke ønsker at give samtykke omkring Personoplysninger inden for de ovenstående beskrevne rammer kan du ikke være frivillig til HAVEN.

9 Sikkerhed
9.1 
Hos HAVEN er vores behandling af Personoplysninger underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter.

10 Klage til tilsynsmyndighed
10.1 
Hvis du er utilfreds med vores Behandling af dine Personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn: Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: [email protected]

11 Ændringer og opdateringer
11.1 
Vi forbeholder os ret til løbende at ændre nærværende Politik. Frivillige til HAVEN notificeres om sådanne ændringer via ruby.havenkbh.dk

Denne Politik er seneste opdateret 20.07.2018